地方移住のため、転職活動の真っ最中です。

私はMacユーザーなので履歴書と職務経歴書はヤギッシュというブラウザ上で作成するか、pagesで作成しています。今回は、転職活動時の応募書類作成方法と郵送ではなくメールで送付する際のポイントについて。

メールで送付するマナーとしては、パスワードが必要なんですって。理由としては、社会人になってセキュリティ管理甘いなんてだめだと思われないためなのだそう。

正直、私は「要らないんじゃないの……?」と思ったのですが、迷うくらいならつけようと決心して結局パスワードはつけました。意外とMacBookでPDFにパスワードを設定するのは面倒くさかったので備忘録としてまとめています。

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MacBookで作成・送付する方法

履歴書と職務経歴書の作成方法

ヤギッシュ

Pagesで自分で作成してもいいのですが、今回はブラウザ上の無料サイト「Yagish」で作成しました。履歴書も職務経歴書の両方がPC、スマホ、タブレットで簡単にテンプレートを活用して作れるのでとても便利でした。

ブラウザ上で情報が保存もされるので、テンプレートを活用して作成しました。

▼ヤギッシュサイトURL

https://rirekisho.yagish.jp/

履歴書も職務経歴書もA4サイズでPDFとして抽出されます。メールで送る際には、A3サイズがいいかなとも思いましたが、A4・2枚組みでも特に問題はないと思います。

紙で郵送する場合には、コンビ二プリントでA3サイズにすることをおすすめします。

履歴書と職務経歴書のメール送付方法

今回、はじめてメールで送ってみたのですが、郵送のほうがいいなど意見があるかもしれませんが印刷する必要もなく、切手や封筒の準備も必要がなかったのでとても楽でした。

ただし、今回はパスワードをつけるという初めての試みがあったので緊張しました。郵送であれPCからであれ、応募書類を送る時には緊張しますね。

メール送付方法にもマナーはやはり盛り沢山存在するようです。

マナー

以下、マイナビ転職サイトからの引用です。

個人情報をビジネスで扱う際は、細心の注意が求められます。なので、添付する履歴書にもパスワードをかけるのがベター。その場合は、1通目のメールに履歴書ファイルを添付し、2通目のメールでパスワードを知らせる、というように2通に分けて送ると良いでしょう。

(中略)

履歴書にパスワードをかけずに送ってしまうと「セキュリティー管理意識が低い人なのでは?」「入社してからも重要なデータをずさんに扱うのでは?」と不安に思われてしまう可能性があります。手間は掛かりますが、最低限のビジネスマナーとしてメールに添付する履歴書にはパスワードを設定するようにしましょう。 https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/rirekisho/12

履歴書添付時の適切なファイル形式とファイル名

PDFにパスワードを設定する方法をご説明します。

PDFにパスワードを設定する方法

PDF変換方法

  • STEP1:「PDF」にして保存したファイルを開き、左上にある「ファイル」をクリック
  • STEP2:「PDFをとして書き出す」を選択し、ファイル名を入れる

ファイル名は、履歴書_氏名、職務経歴書_氏名などで設定します。文字化けしないために用心としてrirekisho_ローマ字氏名、shokumukeirekisho_ローマ字氏名でも構いません。

PDF変換方法2

  • STEP3:左下の「詳細を表示」をクリックし、「□暗号化)」にチェックを入れる
  • STEP4:「パスワード」を入力し、「確認」にも同じものを入力する
  • STEP7:右下の「保存」をクリック

メール例文

実際に送付したメール例文です。マイナビの例文を参考にしながら自分なりに書き直したメール定型文で送付しました。1通目は応募資料の送付、2通目はパスワードの後送メールです。

1通目:応募資料の添付メール例文

【件名】応募書類ご提出(氏名)

●●株式会社

●●事業部 採用担当 ●●様

お世話になります、この度求人に応募させていただいております●●と申します。

メールにてご依頼いただきました履歴書・職務経歴書を送付させていただきます。

履歴書のファイルにはパスワードを設定しておりますので、

後送してメールでお送り致しますので併せてご確認をいただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

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●●●●●●(氏名)

電話:●●●-●●●●-●●●●

メールアドレス:●●●●●●●●

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2通目:パスワード記載メール例文

●●株式会社

●●事業部 採用担当 ●●様

お世話になっております。先ほど応募書類をお送りしました●●です。

ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:△△△△△△

お手数をお掛けいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

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●●●●●●(氏名)

電話:●●●-●●●●-●●●●

メールアドレス:●●●●●●●●

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世間並みのアドバイスになりますが、再送しないで済むように確認して送りましょうね。私も引き続き転職活動がんばります。